文 件 與 資 料 管 理 制 度
1. 為了加強對公司文件及資料以符合品質(zhì)系統(tǒng)要求。
2. 本公司各部門所使用的及外來的文件與資料、（文件與資料可為任何形式之媒體，如硬件拷貝或電子媒體）。
3. 規(guī)程類意指全公司品質(zhì)程序及行政管理規(guī)定效力于組織二個部門（含）以上。
4．標(biāo)準(zhǔn)類意指規(guī)程類以下的文件，其效力限于其自身部門，包括制品規(guī)格標(biāo)準(zhǔn)，材料規(guī)格，工程管理標(biāo)準(zhǔn)，制品標(biāo)準(zhǔn)、采購標(biāo)準(zhǔn)，試驗標(biāo)準(zhǔn)，包裝標(biāo)準(zhǔn)，作業(yè)標(biāo)準(zhǔn)（要點），限度樣板的管理辦法等。
5．外來文件：意指標(biāo)準(zhǔn)（ISO9000、GB、法規(guī)、CNS等）及顧客之技術(shù)資料與工作相關(guān)之參考書籍等。
6．文件與資料管制流程圖，如附件一。
7．文件書寫力求簡潔扼要，盡可能以圖表示。文件書寫內(nèi)容一般包含目的、范圍、定義、正文、附則、相關(guān)文件和添附表單等。公司規(guī)程類封面如（A01-01-01），內(nèi)頁不作規(guī)定；標(biāo)準(zhǔn)類文件無封面，內(nèi)頁格式亦不作規(guī)定，但使用時格式要統(tǒng)一。
8．正式文件原稿原則以計算機打印或不可擦筆書寫，（僅指制圖表時），但如使用可擦試筆書寫時，須影印后當(dāng)成原稿再簽章。
9．原則上禁止于文字間夾雜非普及之外文。
10．所有文件及資料必須進行統(tǒng)一編號管理。
11 文件制訂、改訂、廢止均需填寫《申請書》。
12 資料在作成時必須注記單位、作者、日期；發(fā)生前須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審查和批準(zhǔn)。
13 文件經(jīng)責(zé)任單位核準(zhǔn)后，進行編號，經(jīng)承認(rèn)文件，發(fā)行至各有關(guān)使用單位。
14 品質(zhì)系統(tǒng)文件及管理系統(tǒng)文件均由品質(zhì)部門文管組負(fù)責(zé)收發(fā)并依“文件（修訂）簽收單”作受領(lǐng)確認(rèn)登記管理。
15 文件生效日期為zui高主管承認(rèn)公布日起，但若須發(fā)時以發(fā)行日期起生效。
16原則上規(guī)程類頒發(fā)對象及份數(shù)為相關(guān)單位主管各一份，如需多發(fā)由該部門主管以口頭申請。如有組織變動增減部門時應(yīng)由廠務(wù)部補發(fā)或收回。
17舊文件于新文件發(fā)行后回收或不適用時召回，對供貸商的文件（舊購買標(biāo)準(zhǔn)與圖面等）由廠務(wù)部統(tǒng)一收回，對委外加工的文件由廠務(wù)部收回。
18廠務(wù)部或責(zé)任者可直接使用原稿文件，但如使用頻繁有損壞時須考慮使用發(fā)行版。
19文件收發(fā)須依“文件（修訂）簽收單”作版次目錄登記。
20文件可用手寫訂正（如錯別字等），然后由修改者簽章及標(biāo)注日期（影響原
意的修正需經(jīng)權(quán)責(zé)人員核準(zhǔn)）。
21文件可采用撤頁更換修改，且：
1）由原權(quán)責(zé)人員審核承認(rèn)；
2）舊稿保留；
3）版次不變更；
4）需填寫制定，修改，廢除申請書。
22 品質(zhì)手冊修正或變更依《品質(zhì)手冊規(guī)定》執(zhí)行。
23 版次變更時，規(guī)程類應(yīng)在附則填記重要變更事項、標(biāo)準(zhǔn)類把重要變更事項記載于《標(biāo)準(zhǔn)類制、改、廢履歷表》內(nèi)。
24 《標(biāo)準(zhǔn)類制、改、廢履歷表》為原稿文件從屬體，不得分離。但無需制修，廢履歷表者，不在此限。
25對修改處注記版次（例2為2版變更）或用斜體字打印或蓋變更章。
26 若文件改訂只涉及立案部門、日期等而對正文無影響時，則可留等正文內(nèi)容有修訂時再一并提出修改。
27 暫行文件管理
1）由立案單位撰寫，書面格式文字大小繁簡等等，均不予規(guī)定，但原則上要求清晰可閱讀且不可用可擦拭筆書寫。
2）立案者必須規(guī)定有效日期，并依4.4執(zhí)行審核與批準(zhǔn)。
3）暫訂文件如多單位需要使用，無須編號無須發(fā)行，原稿影印本可于使用單位直接使用；有效期限止即失效。
4）暫訂文件必須用醒目的色筆標(biāo)明“暫行文件”字樣，且暫訂有效期內(nèi)其內(nèi)容可與相關(guān)資料內(nèi)容不同。
28 外來文件管理
（1）外來文件實行統(tǒng)一編號及管理。
（2）各單位接受到外來文件，均須交各單位文件管制責(zé)任人加以識別標(biāo)示。
（3）若需使用時須口頭提出申請，各單位文件管制責(zé)任人按4.5執(zhí)行收發(fā)管理。
（4）參考書籍類如有別部門或個人查閱須辦理借閱手續(xù)。
29 參考文件管理。
1）任何為法律和/或積累知識的目的所保留的任何已作廢的文件；均標(biāo)識“參考文件”字樣。
2）原則上參考文件不與正式文件歸入同一卷宗，如需同一卷須加以適當(dāng)標(biāo)注（如目錄內(nèi)備注）。
30文件保管：
1 ）文件保管原則上需用卷宗放置，須印有部門編號，卷宗名稱及部別代號。所有卷宗保管文件之*頁均需為索引目錄，以利查找。
2）各部可視需要在卷宗上標(biāo)示“緊急抽出”字樣，以利突發(fā)狀況時之處理。
3）保管文件用卷宗原則上以打孔式為標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)類以上文件不可用內(nèi)頁式卷宗，以防丟失。
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